婚禮企劃對新人的重要性婚禮企畫,其實就跟一般的活動專案企畫差不多,同樣都要考慮到人事時地物,但唯一不同的地方在於,新人自己身為婚宴的PM,自己是主角、也是導演。跟公司辦活動是不一樣的,你有太多無法掌控的臨時狀況,以及親朋好友肯配合的狀況,畢竟指揮親朋好友,不比公事上指揮同事來的容易。然而,許多婚宴會現場慌亂失措,大部分都是事前沒有完善的籌備,我不敢說我有籌備的多麼完善,但我盡可能想到每一個人該做什麼、該怎麼做,至少讓流程在可以被控制的情況之下進行。想要什麼樣子的婚禮?企畫的本質在於掌控人、事、時、地、物,但在掌訂做禮服控這些東西的前提,必須先確認整個活動流程究竟為何?而在確認活動流程之前,又必須確認清楚『自己想要的婚宴究竟是什麼?』。這個問題相當複雜,但是,若沒有釐清楚自己想要什麼,絕對無法發想出接下來的流程,更別提細節規劃了。至於,該如何去知道自己想要什麼呢?多參考他人的婚禮,絕對可以跟另一半討論出一個大方向吧!例如,我跟老爺有很明確的共識,「絕對不要有一堆人在前面講話,新人、家長絕對不要被罰站,婚禮中要跟朋友有互動,要給朋友一個很難忘很特別的晚宴。」企畫過程,需多一點想像。接下來,思考一下,迎娶該怎麼進行?在女方家該做租房子些什麼?除了新人之外的其他人要幹嘛?有什麼東西要準備?禮車行進路線?到男方家要做些什麼?什麼人要幫忙拿東西到男方家?從男方家到飯店該如何配車?其他的工作人員該怎麼去?不要只想到「我要一個戶外婚禮」,但卻不繼續想,紅地毯該怎麼走,走完之後該做些什麼,觀禮的朋友可以做些什麼,現場音樂場地該如何控制,誰來控制等等細節。因為,企畫的重點在於細節的執行,想的越完整,才能夠發揮企畫的價值。以上這些,就是流程,也是婚禮企畫過程中最麻煩的地方,因為活動過程涉及太多工作人員,不僅只是新人的伴郎、伴娘、父母親,還有司機、收禮金、澎湖民宿招待、以及任何一個跟婚禮有關係的人,企畫過程都必須想清楚這些人該怎麼做?做些什麼?有問題該找誰?誰來決定?這就是企畫的精神所在,你需要先經過想像,設想一下當時可能會發生的任何情形,考慮到所有狀況後,將你的想像依文字實現出來。留意容易忽略的小細節如果訂結婚同一天,企畫書中包括文定、及迎娶,以及晚上婚宴兩大部分。應將每一個流程當中,該如何進行,誰應該做些什麼,大家的交通方式,如何進行儀式,誰要幫忙留意小細節等都寫的清清楚楚。例如,文定儀式中安排了一個新娘送男方小禮物的過程,我會考慮到男方親友一直拿著小禮物不方便,酒肉朋友而特別準備了袋子請男方的外甥女要記得幫忙大家把東西收起來。諸如此類的細節,必須在事前去想像一下當時的畫面,就會發現還有很多沒有注意到的地方。我覺得,文定迎娶的過程當中,另外一件麻煩事應該是交通問題,尤其在男方他們家這種完全沒有人有車子的情況之下,交通更是要考慮周全。不過還好,公婆他們並不想麻煩太多人,也能夠接受坐計程車,因此,我們只需要考慮好從女方家到餐廳,他們的配車情形,誰幫忙叫車等問題。若是一下子出了太多輛車子,每個人該怎麼坐車,車子該停哪裡,這些細節才是麻煩的開始。婚禮的工作人員,難免要給點小紅包感謝一房屋出租下。但忙碌之餘,經常容易遺忘何時該給紅包,或者,找不到恰當的時間給紅包。這一點,也必須納入考量之一,在什麼時間點給紅包,最不尷尬,最恰當,在企畫書中也必須明確寫出來。例如,禮車司機的紅包,應該在開車前,還是開車後給呢?婚宴人員分配小組最緊張刺激,應該是婚宴吧!婚宴的人員分配,大致可以分類成以下幾組。l 總招待:負責決定現場與餐廳之協調、桌數、以及掌控婚禮進行時間。建議通常為較親近的長輩。 l 招待組:負責男女雙方親友接待。男女雙方之各階段好友。 l 總務組:負責收禮桌、禮金、記帳。最好是銀行酒店經紀工作或者對數字敏感者。需派一位長輩專門保管禮金。 l 器材組:負責當天麥克風、喇叭、NB、投影機等測試 l 美工組:負責收禮桌、謝卡桌、會場等布置,找點有美感的朋友協助 l 攝影組:負責錄影、攝影 l 活動組:主持人,負責開場,串場,要夠活潑能夠帶動氣氛的朋友。 l 機動組:一群可供隨時差遣的好朋友 伴郎與伴娘也可以適時的擔任以上的角色,這些分工一旦明確,至少大家就不置於慌張失措。接下來,開始繼續想像,婚宴前,籌備的過程還會發生哪些事情?喜餅的分裝,誰要來幫忙?婚禮中需要的材料,放在酒店經紀哪裡?婚禮中誰要負責拉彩帶,吹泡泡球?音樂播放誰要負責測試?還有,伴娘、工作人員的喜餅該怎麼給?紅包該何時給?禮物何時給?把所有想到的工作項目列出,再分派給指定的組別。新人要想的不僅如此,更要貼心的為工作人員準備好他們所要用到的東西,設想好流程,不要讓工作人員反過來幫新人想接下來該怎麼做,畢竟,人家是義務來協助幫忙,給他明確的任務指令,才不至於造成別人的困擾,反而失禮。總招待的任務相當重要,通常必須由一位相當親近的長輩來擔任,或者是一位相當瞭解流程的好友。他必須擔任婚禮與飯店的協調溝通窗口,決定哪些桌要開,哪代償些桌不開,何時婚宴開始,上菜的速度,現場的臨時狀況等等,相當於活動中的總指揮,因此,這個人必須相當慎選!別忽略了伴郎與伴娘最常發生一個狀況,伴郎、伴娘、小花童跟著新人走完紅地毯後,不知所措的不知道該往哪一個方向繼續前進?應該駐留在哪裡?應該回到哪一個位置上?別忘記了,伴郎伴娘與小花童,也是你們的演員之一,身為導演的你們,必須為他們設想的更周全。事前忘了在事前就必須跟伴郎/娘、以及小花童溝通好,等等走完紅地毯後,該往哪一個地方回到位置上,別讓你的伴郎伴娘很糗的不知如何是好。努力準備婚禮細節至少可以達到六七十分如此面膜辛苦的事前準備,現場一定難免不了發生意外中的事情,許多新人會因為當天的突發狀況處理不當,或者餐廳飯店配合不佳,而把自己氣的半死。只能說,事前準備萬分,當天就順其自然,隨機應變吧,只要事前有規劃清楚,現場應不至於發生太大問題才是,別讓一些小意外,壞了自己的情緒,讓喜事蒙上陰影。不過,確實有了詳盡的企畫書,讓彼此家人不用過多的溝通,看文件就能清楚明瞭當天的流程,詳盡的企畫書,可以揣摩幻想出婚禮的模樣。 


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周汶錡

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